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Lo deseable en los equipos de trabajo… ¿Especialización o Polifuncionalidad?

Equipos de Trabajo

La especialización ha dejado de ser una vía práctica para alcanzar mayores índices de productividad y la tan anhelada mejora continua.

Durante muchos años, uno de los principales retos que enfrentaron los administradores de personal, fue el de ofrecer capacitación adecuada y suficiente para que las organizaciones pudieran contar con personal especializado en sus diferentes áreas.

Sin embargo, los tiempos cambian y ante un entorno en el que la tecnología y la globalización obligan a las empresas a vivir una modificación constante, la especialización ha dejado de ser una vía práctica para alcanzar mayores índices de productividad y la tan anhelada mejora continua.

Cierto es que durante los años en que el cambio se presentó en forma paulatina, la especialización del personal, dio a muchas empresas la oportunidad de crear nuevos procesos y productos, perfeccionar los ya existentes y crecer. A pesar de esto, hoy, cuando el entorno obliga a reacciones mucho más rápidas, la especialización ha empezado a pasar factura.

Las organizaciones en donde se integraron amplios grupos de especialistas, actualmente enfrentan problemas de cargas de trabajo desequilibradas, falta de comunicación y de acuerdos entre sus áreas y renuencia para realizar tareas o funciones que, ligeramente, salen del área de especialización de cada persona o departamento. Es por eso que en este mismo espacio, hace algunas semanas, hablamos de que entre las cualidades que más valoran los reclutadores en sus búsquedas de personal, la polifuncionalidad ocupa un lugar especial.

Se habla de polifuncionalidad, cuando el ocupante de un puesto determinado posee la capacidad y la disposición para ejecutar varias tareas; lo cual lo convierte en una persona adaptable al cambio y, por tanto, con facilidad para responden de manera favorable a las nuevas exigencias organizacionales.

Aún cuando lo ideal sería contar con equipos de trabajo integrados, en su mayoría, por  personas polifuncionales, el paso de la especialización a esta nueva tendencia no es una tarea sencilla que pueda darse, únicamente, por disposición de la dirección. En primera instancia, esta nueva cultura de trabajo requiere de herramientas, sistemas de trabajo y programas de capacitación creados para tal efecto y, por supuesto, de un clima laboral sano que favorezca la apertura del personal en todos los niveles de la organización.

Las empresas que adoptan la polifuncionalidad en su estructura, deben tener claro que:

bullet
Esta nueva tendencia sólo podrá aplicarse dentro de la misma área de conocimiento o competencia de cada persona.

bulletEs vital informar a todos los involucrados sobre los resultados esperados y los avances que se vaya logrando. La comunicación es la mejor herramienta para que se dé la adhesión y la colaboración del personal.

bulletDebe existir reconocimiento material y emocional para todos los que participen y formen parte fundamental del cambio.

También es importante saber que la polifuncionalidad puede ser de dos formas: inmediata y programada.

La polifuncionalidad inmediata es aquella que se da cuando es necesario realizar ciertas tareas en forma urgente, ante la ausencia de un empleado por enfermedad, vacaciones o capacitación. En este caso, basta seguir un breve instructivo en donde se describan los pasos a seguir para la realización de las tareas.

Polifuncionalidad programada, es aquella que requiere de un plan detallado en donde se describe la metodología a seguir, los objetivos que se deberán alcanzar y los tiempos en que deberán darse los resultados; además, antes de ser llevado a la práctica, debe ser aprobado por los directivos de la organización y plenamente conocido por quienes deberán ejecutarlo.

Así es que en tiempos de crisis, de crecimiento obligado y de hacer frente a la competencia, muchas veces extranjera, los empleados multifacéticos cobran un valor especial, ya que son ellos quienes se convierten en abanderados de la polifuncionalidad, tendencia que está desplazando a la especialización.

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