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La mejor vía para el cambio… ¿Imposición o consenso?

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“Desde hace 30 años trabajo para una revista líder, desde entonces, en el mercado de las publicaciones femeninas. Desde luego que para mantenernos en esa posición hemos tenido que enfrentar infinidad de cambios, pero ninguno tan caótico como la sustitución de las máquinas de escribir por computadoras. Por todos lados corría el rumor de que pronto nuestras viejas máquinas de escribir pasarían a la historia porque serían reemplazadas por modernas computadoras y así fue. Lo que hasta hoy, no hemos podido saber es a quién se le ocurrió que lo mejor era hacer el cambio de un solo golpe para darnos una gran sorpresa… en realidad lograron sorprendernos. En un fin de semana alguien entró se llevó las máquinas y nos dejó computadoras; computadoras que, la mayoría de nosotros, no teníamos ni idea de cómo funcionaban.  Aunque casi de inmediato se implementaron cursos de capacitación, intensivos e impartidos los fines de semana, durante varios meses la sala de redacción se convirtió en un caos, sobre todo los días de cierre de edición. A quienes nos tocó vivir aquel drástico cambio,  lo recordamos como la fuente de infinidad de anécdotas que hoy nos parecen chuscas y como generador de una gran lección, pues a partir de eso no hemos vuelto a hacer un cambio sin escuchar la opinión de quienes finalmente deberán realizarlo”.

Testimonio anónimo

Aunque esta historia ocurrió hace poco más de un cuarto de siglo, es indudable que continúa manteniendo su vigencia. Con más frecuencia de lo que pudiéramos imaginar, el cambio sigue y seguirá siendo un punto de conflicto entre las organizaciones que, ante la necesidad de hacer modificaciones que les permitan responder al mercado con eficacia, pasan por alto una serie de puntos fundamentales que deben ser previstos antes de poner en práctica cualquier modificación.

Tal como sucedió en el caso descrito, ante el cambio de herramientas de trabajo de uso cotidiano o de la modificación de estrategia o de la forma de operar,  los directores y los gerentes, suelen mostrar gran entusiasmo ante una perspectiva aparentemente favorecedora. Por supuesto que basan su optimismo en el pleno conocimiento que tienen tanto del proyecto como de sus alcances, postura que resulta muy diferente a la de los colaboradores, quienes al no ser informados del por qué y para qué se hace un cambio, lo contemplan como poco atractivo y muchas veces inoperante.

Esta reacción que comúnmente es considerada como falta de visión y hasta rebeldía, no es más que una combinación del miedo y la desconfianza que se presentan al sentirse obligados a salir de su zona de confort para empezar a andar por un camino que les es totalmente desconocido.

Si bien es cierto que para muchas personas resulta complicado adoptar estilos diferentes de trabajo, entablar nuevas relaciones o asumir mayores responsabilidades, para todos, el cambio resulta más sencillo cuando existe previa preparación para enfrentarlo. De ahí que para minimizar el riesgo del miedo y la desconfianza, la falta de cooperación y hasta el sabotaje,  es importante implementar una estrategia de comunicación previo al momento en que entre de lleno el cambio.

La comunicación es la única vía para dejar en claro que el cambio o las modificaciones no se dan por mandato sino por consenso y, sobre todo, por la necesidad de mejorar.

Lograr que cualquier modificación a situaciones o formas de trabajo cotidianas, realmente cumpla con su objetivo, requiere de un clima en el que todos los involucrados sientan que su trabajo y sus puntos de vista son respetados, lo cual se traduce en interés y cooperación para alcanzar las metas acordadas.

Una estrategia de comunicación ante el cambio debe:

  • explicar por qué son importantes las nuevas medidas
  • impulsar la participación de los involucrados en la aportación de ideas
  • impulsar la participación al momento de establecer metas
  • antes de que se dé el cambio, asegurar que todos conozcan plenamente la posición que habrán de ocupar y las reglas que regirán al nuevo juego.

Sin duda, si la Directora y la Editora de aquella revista femenina, en lugar de querer darle una sorpresa a los colaboradores, los hubieran consultado sobre cuál era la mejor forma para hacer el cambio de las Olivetti por las computadoras, la sala de redacción no se habría convertido en el campo de batalla que por muchos meses fue en los días de cierre de edición.

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